13/06/2013 - IMPRESA: LE BEST PRACTICE PER MIGLIORARE IMMAGINE E BUSINESS
Sicurezza delle Informazioni e Gestione dei Dati

Il Garante per la privacy ha individuato dieci pratiche aziendali per implementare e facilitare il raggiungimento degli obbiettivi d’impresa.

Infatti, la corretta adozione di semplici misure a protezione dei dati personali può contribuire a rendere più efficiente l’organizzazione dell’impresa e a ridurre sensibilmente i potenziali rischi a cui la stessa si espone sul mercato.

In primo luogo, si riconosce notevole importanza ai - dati -, i quali rappresentano sovente uno dei beni più preziosi posseduti da un’impresa, avendo riguardo ai dati personali, e in particolare ai dati sensibili.
Poi, si sottolinea la rilevanza alla struttura organizzativa osservando la necessità di definire bene quali figure hanno la possibilità di trattare dati personali, ossia il titolare del trattamento (data controller) che è il soggetto che esercita un potere decisionale, autonomo, sulle finalità e sulle modalità del trattamento.

Il titolare del trattamento, se lo ritiene utile in base all’organizzazione aziendale, può designare uno o più soggetti come responsabile del trattamento (data processor) ed è tenuto a vigilare sulla puntuale osservanza delle istruzioni impartite loro.
Gli incaricati del trattamento sono le persone fisiche che effettuano materialmente le operazioni di trattamento dei dati personali e operano sotto la diretta autorità del titolare (o del responsabile se è stato nominato) secondo precise istruzioni.
Per poter svolgere queste operazioni in maniera lecita, è necessario che il personale chiamato a trattare i dati venga opportunamente designato per iscritto individuando puntualmente l’ambito di trattamento consentito. Quindi si richiama quale regola di buon senso quella che impone di informare in maniera completa e chiara il legittimo proprietario e di chiedere il suo permesso prima di utilizzare un bene che gli appartiene.

In proposito, il Garante ha suggerito forme semplificate di informativa, adatte alle specifiche esigenze espresse da singoli imprenditori o dalle associazioni di categoria.

L’impresa, dopo aver informato l’interessato, deve in genere chiedergli il consenso per utilizzare i suoi dati personali:tanto che si parla di consenso - informato -.
Tale consenso, affinché il trattamento dati svolto possa considerarsi legittimo, deve essere liberamente espresso, evitando quindi di adottare condizionamenti o pressioni per ottenerlo, documentato per iscritto.
Occorre fare attenzione anche quando si acquisiscono liste di dati personali da soggetti terzi e non direttamente dagli interessati: prima di utilizzarli è infatti necessario verificare se gli interessati abbiano dato il proprio consenso.

Il Codice della privacy e le ulteriori semplificazioni introdotte dal Garante prevedono numerosi casi in cui non è richiesto il consenso delle persone interessate - siano esse clienti o dipendenti, fornitori o semplici utenti - affinché l’impresa possa trattare i loro dati personali. Naturalmente il consenso non è richiesto quando il trattamento è previsto da un obbligo di legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria.
Inoltre, il consenso non è necessario quando i dati vengono trattati per adempiere, prima della conclusione di un contratto, a specifiche richieste dell’interessato. Il consenso non occorre neppure per il trattamento dei dati necessari per l’esecuzione di un contratto già in essere, come quelli per la fatturazione di un prodotto o servizio.

È invece richiesto uno specifico consenso per usare gli stessi dati per altri fini come la profilazione, lo studio dei comportamenti e delle scelte d’acquisto, il marketing in generale. I consumatori hanno il diritto di non dare il consenso all’uso dei dati per tali scopi, senza per questo dover rinunciare alla tessera di fidelizzazione.
Le imprese sono invece esonerate dall’obbligo di acquisizione del consenso per le attività promozionali e di marketing rivolte ai propri clienti effettuate tramite la posta elettronica o la posta cartacea. Non è necessario il consenso degli interessati neppure per utilizzare i dati personali provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque. Al fine di evitare inutili adempimenti,è inoltre previsto che non sia richiesto il consenso per alcune attività svolte all’interno di gruppi di imprese come nel caso in cui sia necessario comunicare i dati per finalità meramente amministrativo-contabili.

In aggiunta a ciò, il Garante ricorda che, in base alle disposizioni del Codice della privacy, è assolutamente superfluo richiedere al candidato il consenso al trattamento dei dati personali contenuti nel curriculum, per finalità di selezione del personale, a meno che non abbiano natura sensibile o non siano destinati alla comunicazione a terzi.
L’impresa che avvia una selezione del personale deve però fornire al candidato, a voce o per iscritto, prima di acquisire il suo cv, l’informativa sul trattamento dei dati personali. Una volta effettuata la -notifica- del trattamento, non è necessario che l’azienda invii altre comunicazioni al Garante, a meno che il trattamento non sia modificato o interrotto. Tutte le notificazioni telematiche pervenute sono inserite in un registro pubblico consultabile da chiunque sul sito web dell’Autorità.

La notificazione è appunto una comunicazione telematica obbligatoria quando si effettuano determinati tipi di trattamento, quale quello di dati genetici, biometrici o di dati che indicano la posizione geografica di persone. Inoltre, nell’utilizzo di tecnologie per l’impresa per controllo sul lavoro o per la sicurezza, l’imprenditore deve ponderare con attenzione quali strumenti adottare al fine di evitare trattamenti di dati non necessari che,tra l’altro, possono risultare eccessivi o anche discriminatori.
È lecito, ad esempio, installare un sistema di videosorveglianza. Ma se tale raccolta di immagini può consentire anche il controllo a distanza e la verifica dell’attività dei lavoratori, occorre tenere in considerazione non solo le norme previste dal Codice della privacy, ma anche quelle indicate nello Statuto dei lavoratori.

È buona norma, oltre a ciò, adottare idonee e preventive misure di sicurezza, in modo da ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta anche accidentale, di dati quali la lista dei propri clienti, i propri contatti, i dati personali dei propri impiegati e dirigenti, le fatture, la posta interna o persino i propri segreti industriali. In proposito, è opportuno ricordare come l’imprenditore, nel caso in cui a seguito di violazioni dei dati sia chiamato in causa per un’azione risarcitoria in sede civile, dovrà affrontare le difficoltà derivanti dall’inversione dell’onere della prova, e dovrà essere in grado di dimostrare di aver adottato tutte le misure idonee, in base allo stato dell’arte, a ridurre - per quanto possibile - i rischi connessi al non corretto utilizzo dei dati.

Le best practice fanno altresì riferimento alla figura particolare che si occupa della gestione dei sistemi informatici e della sicurezza: l’amministratore di sistema, il cui operato deve essere trasparente e posto sotto il controllo del titolare del trattamento.
Occorre ricordare, inoltre, che la normativa comunitaria prevede che i dati personali possono circolare liberamente entro l’Unione europea.

Per trasferire dati al di fuori dell’Unione Europea devono invece essere garantiti standard di protezione adeguati a quelli europei: in caso contrario è vietato trasferire dati personali. Per semplificare l’attività di ricognizione dell’imprenditore che ha necessità di trasferire i dati, il Garante pubblica sul proprio sito internet un elenco aggiornato degli Stati - terzi -(cioè non appartenenti all’Unione europea o allo Spazio Economico Europeo) che sono già ritenuti affidabili a livello europeo e per i quali non è necessario alcun -passaporto - per l’esportazione. Se il paese scelto non è in questa lista, l’eventuale trasferimento dei dati può essere consentito sulla base di altregaranzie adeguate.
Nel caso di imprese multinazionali che devono trasferire dati infragruppo, si può verificare, qualora siano state adottate adeguate norme vincolanti d’impresa (Binding Corporate Rules), che devono essere autorizzate dalle autorità europee di protezione dati, attraverso una specifica procedura che coinvolge anche il Garante italiano. In tutti gli altri casi, valgono le eccezioni al divieto di trasferire dati in Paesi terzi.

Fonte: di Ivan Libero Nocero da Il Quatidiano Ipsoa N 31/05/anno 2013


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30/05/2011 - Al via due bandi per innovazione, reti e neo-imprese

19/05/2011 - L'ARTICOLO 6 DEL DECRETO SVILUPPO: SEMPLIFICAZIONI DEGLI ADEMPIMENTI PRIVACY

16/05/2011 - MORTE SUL LAVORO, IMPUTATA ANCHE L’AZIENDA: DAL PM UNA RICHIESTA DI RINVIO A GIUDIZIO SENZA PRECEDENTI

10/05/2011 - Cassazione Penale: 231 applicabile anche all'impresa individuale

02/05/2011 - DA ENELPOWER A THYSSEN L’ARMA IN PIU’ DELLE PROCURE

21/04/2011 - AL MUSEO MAGI di Pieve di Cento (Bologna) il CARTESIO STUDIO ASSOCIATO incontra gli imprenditori sul tema:

11/04/2011 - RESPONSABILITA’ AMMINISTRATIVA DELLE IMPRESE E TUTELA AMBIENTALE: SI ALLARGA IL PANORAMA DEI REATI PREVISTI DAL DECRETO 231/01

24/03/2011 - DLGS 231/01 RESPONSABILITA’ AMMINISTRATIVA DEGLI ENTI

16/03/2011 - DLgs 196/03 CODICE PRIVACY

16/02/2011 - FINANZIAMENTI EUROPEI

01/02/2011 - CARTESIO STUDIO ASSOCIATO aderisce a RETE LEONARDO

15/12/2010 - FINANZA AGEVOLATA PER LE IMPRESE

18/11/2010 - Responsabilità Amministrative dell'Impresa. Il D.Lgs 231/01: la struttura, le differenze con il TU 81/08, le evoluzioni.

13/09/2010 - RESPONSABILITA' DELLE IMPRESE:

31/05/2010 - Cogliere le opportunità

17/05/2010 - Semplificazione dei controlli amministrativi

19/04/2010 - Decreto Legislativo 231/01: Ombrello, Cappio o Colabrodo?

27/11/2009 - Emergenza Economica e Garanzia di Continuità: viaggio attraverso un’ integrazione sostenibile

13/10/2009 - D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231: Ombrello, cappio o colabrodo?

25/09/2009 - Si amplia ancora la portata del 'decreto 231'

16/07/2009 - Testo Unico Sicurezza sul Lavoro

17/06/2009 - Pubblicazione dello standard SA 8000:2008

05/06/2009 - Amministratori di sistema: occorre massima trasparenza sul loro operato. Il Garante fissa i criteri,

27/04/2009 - Il Garante privacy vara procedure semplificate per le misure minime di sicurezza e la notificazione

24/03/2009 - Testo Unico della Sicurezza sul lavoro

16/02/2009 - SISTEMI DI GESTIONE PER LA SALUTE E LA SICUREZZA DEI LAVORATORI E PREVENZIONE DEI RISCHI

 

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